Søk på nettsiden

Hjelp vi flytter! Erfaringer med å skape en ny arbeidsplass.

Publisert 16.12.2019 av Martine Strømmen Nicolaysen

Del denne siden

Etter 10 år i Indekshuset på Solli Plass flyttet Ambita til nye flotte lokaler i Dronning Mauds gate 10 i Vika  2. desember i år.

En erfaringsblogg skrevet av Martine Strømmen Nicolaysen, prosjektleder for flytteprosessen.

I dette innlegget vil jeg dele litt av mine erfaringer med å være prosjektleder for en omfattende flytteprosess. Selv om vi bare har flyttet 200 meter, har reisen vært lang, og vi har fått mange gode erfaringer underveis.

Å få nye lokaler betyr mye mer enn en å få en ny adresse. Det betyr en mulighet til å skape et nytt arbeidsmiljø og skape rom for nye arbeidsformer, slik vi ønsker å jobbe i årene fremover.

De nye lokalene ligger i Dronning Maudsgate 10.

De nye lokalene er såkalt «aktivitetsbasert» noe som i praksis betyr: større fleksibilitet. De ansatte kan selv velge hvor de ønsker å jobbe – alt etter hvilken arbeidsoppgave som skal gjøres. I tillegg til utvidet plass med flere møterom, arbeidscafe og lounge har vi beholdt den typiske arbeidsplassen avdelingsvis med sideskap og egne skjermer. Det som har vært gøy å se er at de ansatte liker å bruke fellesområdene og mange møtes på en rask kaffe og ett mini-møte i arbeidscafeen hvor vi også har hev og senk pulter.

Som prosjektleder for flytting av lokaler og ansatte må man være glad i langsiktig planlegging og ha ett øye for detaljer. Man møter mange ulike mennesker i denne prosessen og av og til går ikke ting etter plan og man må snu seg rundt å finne nye muligheter. Det har vært mye purringer og til tider litt stress med deadlines og leveranser, men spør man på en proff måte med glimt i øyet kommer man langt på vei.

9 måneder igjen

9 måneder før flytting opprettet vi ett team fra hver avdeling som fikk komme med innspill om hvilke behov og ønsker de hadde for en ny arbeidsplass.

Det ble flere visningsrunder før vi landet på Dronning Mauds gate 10.
Ett viktig punkt er at alle ansatte skal komme seg smidig på jobben så offentlig transport og knutepunktstasjoner hadde stor innvirkning her. I tillegg kjøpte vi inn 4 elektriske sparkesykler for folk i farta på vei til møter- tidsbesparende, veldig effektivt og selvsagt kjøres det med hjelm.

Terminering av tidligere leiekontrakt og ikke minst tilbakestilling av lokaler er også noe vi tok tak i tidlig. Stor takk til Hoegh eiendom for en god prosess her.

6 måneder igjen

6 måneder før flytting og prosjektteamet bestemmer seg for layout i nye lokaler. Vi går for mye gjenbruk av møbler og AV utstyr, men det er også behov for noe nytt og oppdatert.  I tillegg til nye innovative sittegrupper og møterom bestilte vi også skillevegger som er støyabsorberende med ulike motiver. Disse kan enkelt flyttes rundt og ansatte kan skjerme av egne sittegrupper hvis de ønsker å jobbe mer privat.
Ett viktig tips i en flytteprosess når det gjelder møblering er å ikke glemme den viktige lysplanen.
En av de første tingene ansatte klager på er lys, lyd og temperatur. Vi fikk veldig god hjelp av Fagerhulth belysning som leverte lekre pendler fra sin Atelje Lyktan kolleksjon.

1 måned igjen

1 måned før flytting og vi informerer på vår Workplace til ansatte. Som prosjektleder filmer og lager jeg små videosnutter fra de nye lokalene så vi bygger opp til en positiv stemning så folk kan glede seg til 1 arbeidsdag i nye lokaler. Spørsmål blir allerede besvart før vi flytter og det er en fordel for det blir mange spørsmål etterhvert.

Vi valgte flyttebyrået Bmoved som gjennomførte ett flyttemøte for alle ansatte i forkant. Vi hadde en god dialog med flyttebyrået og kontaktpersonene der og kan anbefale de videre.

1 dag igjen

1 dag før flytting og alle møterom blir flyttet. Her er det viktig å informere ansatte at de bør booke inn møter til nye møterom i god tid i forveien, spesielt avdelinger med repeterende møter gjennom året.
Ansatte leverer inn gamle adgangskort og får nye. Alt av AV utstyr legges opp til smidig gjennomføring av møter allerede kl 08.00 første arbeidsdag.

Flyttehelgen er her og prosjektteamet sammen med flyttebyrå, utleier og diverse håndverkere er klare. Stor takk til Centrum elektriske for super service og mange spørsmål vedrørende Dali styring.
Fredag 29 november begynner ting å falle på plass. Sosiale medier og eksterne kanaler  oppdateres med ny adresse. Mandag 2 desember åpner vi dørene med friske blomster og  litt julestemning med pepperkaker, juletre og klementiner.

Endelig på plass i nytt arbeidsmiljø.

Hvilke muligheter åpner seg når man flytter lokaler?

  • Man blir kvitt en hel del gamle ting man ikke trenger og alle ansatte tok i ett tak med flere Rusken aksjoner i forkant.
  • Vi fikk oppdatert husregler og sendte disse ut i god tid.
  • Mulighet til å flytte rundt på ansatte og avdelinger- her kan man starte med blanke ark.
  • Vi fikk mer plass til aktivitetsbaserte arbeidssoner og flere møterom.

Endelig er vi på plass i nye sentrale lokaler og ønsker samtidig alle de som vil besøke oss velkommen!

Les forrige Les neste