Hvordan sende inn komplett søknad ved første forsøk?

Komplett søknad ved første forsøk – Hva mener kommunen skal til for at ansvarlig søker lykkes med dette?

Digitale byggesøknader er ment å systematisere, rydde og gi en oversiktlig prosess for både tiltakshaver, ansvarlig søker, andre parter og kommunen. Det er en helautomatisert prosess som forenkler kommunens jobb.

Opptil 40% av byggesøknadene som kommune-Norge mottar er mangelfulle, og når kommunen må sende mangelbrev går dette ut over byggeprosjektets framdrift. Med digitale søknader er det tilrettelagt for at det skal være enklere å levere komplett søknad ved første forsøk.

Men likevel er det flere ting man bør tenke på. Hva kan vi gjøre sammen for å redusere antall mangler? Hva kan ansvarlig søker selv gjøre for å sikre gunstig fremdrift i byggesaksprosessen?

I forrige uke arrangerte Byggesøknaden dialogmøte i samarbeid med Sikri der vi inviterte Rana kommune for å diskutere. Diskusjonen baserte seg på spørsmål som hadde kommet inn i forkant av webinaret og spørsmål som ble stilt underveis fra publikum.

Når ansvarlig søker og kommunen sitter på hver sin side av bordet og alt skjer digitalt, så kan det ofte bli vanskelig å kommunisere direkte til hverandre dersom man er uenige om innholdet i søknaden. Under dialogmøte blir det ofte løftet frem av Rana kommune at kommuner er åpne for forbedring og innspill. Det ansvarlige søkere ofte kan møte på er at kravene ikke er oppfylt selv om de mener selv at søknaden som sendes inn er komplett. Siden en slik prosess innebærer flere parter som har sine krav til søknaden, så er det ikke alltid like enkelt å få frem hensikten med søknaden dersom det ikke er meningen at visse krav er ment å være med fra ansvarlig søker.

Ofte blir det mye ettersending av informasjon når kommunen må starte dialog med ansvarlig søker og mottar tilbake mangelbrevet. Den digitale infrastrukturen er på plass, både profesjonelle og private tiltakshavere har tilbud om digital ettersending av søknad og stadig flere kommuner henger seg på den digitale reisen.

«Nå som stadig flere kommuner og ansvarlige søkere jobber sammen i et felles digitalt økosystem for byggesaksprosessen, tror jeg det er viktig at vi også får en bedre forståelse av hverandres behov. Vi er alle opptatt av det samme – en effektiv byggesaksbehandling i tråd med regelverket, av høy kvalitet. Da er det inspirerende å møtes på denne måten, slik at vi gjennom dialog kan spille hverandre gode! Jeg håper at alle deltagerne fikk et godt utbytte av webinaret, og at de tok med seg noen gode råd til hvordan deres neste byggesøknad skal bli komplett ved første forsøk! Og så håper jeg vi kan få til flere webinarer av denne typen slik at vi kan lære enda mer av hverandre.»

– Rune Carlsen, områdeleder for ebyggesak i Sikri AS

Spørsmål fra webinaret

Hva er egentlig den mest vanlige årsaken til et mangelbrev?
– Det er mye overordnet forhold, avklaring i forhold til sikker byggegrunn. Vei, vann og avløp. En del målsetting av tegning – og situasjonsplan har vi også rapportert inn som veldig ofte mangelfull i grunnlaget. Dette er i hovedsak dette vi ser, men også litt manglende dokumentasjon på ansvarsrett.

Glemmer å legge ved dokumenter?
– Det er ikke ofte at vi får svar at det er glemt – enten har man ikke dokumentasjonen. Det er sjeldent.

Kommunens samordningsplikt i byggesaker – Hva er Ranas innfallsvinkel mot andre myndigheter opp mot søker?
– Vi ønsker at søknaden er så komplett som mulig når den kommer. Og at alle avklaringer som er mulig å gjøre er gjort før den sendes inn. For den opplevde saksbehandlingstiden i kommunen, så er jo dette gunstig. Når det ikke skjer, er det våres jobb å få høringsuttalelse.

Er det en vesentlig forskjell i behandlingen av søknaden der dere ser at ansvarlig søker har forberedt seg godt og gjort alle avklaringer i forkant eller der dere må enten påminne / varsle søker om at de selv må hente det inn eller dere tar det videre inn til andre sektormyndigheter?
– Ja, det vil vi si. Hvis vi som saksbehandlere ser ved første omgang at søknaden ser ut til å være komplett, så vil vi forsøke å behandle den der og da. Hvis det for eksempel er slik at søker har søkt til Arbeidstilsynet, men ikke fått godkjenning. Så, er det ikke noe vits for oss å behandle den videre før Arbeidstilsynet har gitt tillatelse. Du har mye større muligheter for å få en rask saksbehandling hvis alt er på plass den dagen du søker. Og det er jo egentlig sånn lovverket teller saksbehandlingstiden vår – den løper først fra komplett søknad. Det er noen som er glade i å sende inn søknaden litt før den er komplett, men det vil egentlig ikke ha så mye å si. Det er begrenset hva vi kan gjøre, så da prioriterer vi de sakene som er klare istedenfor.

Men så kan det jo være tvils-tilfeller der ansvarlig søker tenker han eller henne har gjort grundige undersøkelser og alle samtykker er innhentet osv. Men så er det ikke slik. Hva er det ansvarlig søker kan gjøre her da?
– Hvis du oppgir hva som ikke er relevant eller viktig i søknaden i ditt prosjekt, så vil jo det hjelpe. For det vet ikke vi. Hvis det er uenigheter her og kommunen mener at det mangler dokumentasjon som ansvarlig søker og tiltakshaver mener ikke er relevant, så tenker vi det er mest hensiktsmessig å ta en dialog på det. Hvis du opplever at kommunen stiller krav som du er uenig i, så er det viktig å løse opp i det. Det er rom for tolkning og forståelse. Men spesielt hvis det gjelder Arbeidstilsynet, så er det mest opp til de om det tenker at de er en part av dette. Det vil de andre myndighetene også være. Derfor anbefaler vi i forkant å avklare om dette er et nødvendig samtykke eller ikke. Grundig forarbeid tror vi er cluet på rask saksbehandling.

Er det noe man kan gjøre for å sikre seg 3 ukers behandlingsfrist?
– En søknad er mer konflikt-fritt dersom det ikke er noen form for merknader fra naboer eller avklaringer fra andre myndigheter som man er avhengig av. Det er vel det største skillet fra en 3 ukers behandlingstid og en 12 ukers behandlingstid. I den grad det er mulig å rydde unna mangler, så vil det gå raskere. Bruk litt tid på å ha mest avklart før det blir sendt videre til byggesaksbehandlingen.

Når kommunen mottar en søknad som ikke er komplett, har de noen tidsfrist for å gi tilbakemelding på at den er mangelfull? For ofte tror man jo at søknaden er komplett, så om man ikke får svar på det så går det fort veldig lang tid. 
– Loven gir ikke noe klart svar på tidsfrist. Vi forsøker å forholde oss til forvaltningsloven – du skal ha tilbakemelding innen 4 uker. Det gjelder jo 12 ukers fristene, mens 3 uker, så må vi være enda raskere. Kommunen kan bidra her til å sørge for at det ikke blir for lang behandlingstid.

Hvilke “rettigheter” har vi som søkere når vi får krav om komplettering det ikke er hjemmel for, og det har blitt brukt som begrunnelse for å ikke svare ut vår søknad innenfor fristen? (F.eks. krav om ansvarsrett for UTF)
– Hvis kommunen stiller krav dere mener det ikke er hjemmel for, så er det fint å ta dialogen. Hva skal foreligge i søknaden på ulike tidspunkt? Henvis til det som ikke trenger å være til stede.

Kan man søke for fritak fra Søknad dispensasjon når det er bittesmå avvik fra plan som ikke har noen betydning? 
– Nei, det kan du ikke. Du kan søke om disposisjon og argumentere for at den er minimal.

Litt på siden for Rana, men Oslo har en egen portal for supplering, er det gunstig å bruke denne kontra gjennom Byggesøknaden?
– Det er riktig at Oslo kommune har en egen portal og den inneholder blant annet det med supplering. Hvis man bruker Byggesøknaden på ramme- eller ettrinnssøknad, så ville jeg anbefalt å fortsette med å bruke supplering eller ettersending. Det er to forskjellige skjemaer, men begge finnes i Byggesøknaden. Da sikrer man at det kommer inn på samme sak og kobles systemessig.

Det kan virke som kommunene av og til benytter «behov for tilleggsopplysninger» som et påskudd til å forlenge saksbehandlingstiden for å kjøpe seg tid, ev. unngå tap av gebyrer. Dokumentasjonsbehovet er i stor grad basert på skjønn uten at dette nødvendigvis er relevant for byggesaken.
– Av og til kan jeg skjønne at det kan oppleves sånn. Saksmengden i corona-perioden økte noe voldsomt. Da kunne sakene bli liggende lengre. Da har man to valg: enten godta uenigheten og oppfylle dette, noe som er den raskeste veien til mål. Egentlig er det kommunen som har siste ord her. Når tillatelsen er gitt, så ta gjerne opp problematikken da. Kommunene tar gjerne debatten og vi ønsker å bli klokere vi også. Vi trenger innspill.

«Vi ser hvor effektivt og tidsbesparende det er å ta i bruk Byggesøknaden.no og er veldig glade for at flere kommuner begynner å gå over til digitale løsninger. Derfor er vi veldig glade for at Rana kommune stiller opp i et dialogmøte sammen med oss og Sikri for å diskutere hva som kan forbedres slik at alle parter blir fornøyde»
– Dag Øyvind Lien, Salgssjef i Ambita

Vi takker for alle som deltok på webinaret og en spesiell takk til Rana kommune og Sikri som stilte opp sammen med oss. Se opptak fra webinaret her.